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Si usa una hoja de cálculo de Excel u otra base de datos (como Access, SQL o un sistema ERP completo) para gestionar los datos de su empresa y de sus productos, hay una forma sencilla de eliminar los procesos manuales de su flujo de impresión de etiquetas. La mayoría de los puntos críticos en los procesos de etiquetado se deben al amplio margen para el error humano y a la falta de automatización. Imprimir etiquetas usando sus datos de Excel puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero, además de maximizar su eficiencia.
En este artículo, le enseñaremos cómo conectar los datos de Excel a su etiqueta de forma inteligente mediante conexiones a bases de datos.
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Imprimir etiquetas desde Excel sin una conexión a una base de datos es común, pero no eficiente.
Un flujo de trabajo manual típico con datos de Excel es así:
El problema con la impresión manual de etiquetas es que cada campo que escribe es una nueva posibilidad de fallo. Cuantos más datos contengan sus etiquetas, como número de partes, códigos de lote, fechas de caducidad o códigos de barras, mayor será el riesgo. Los errores pueden detectarse de inmediato o, en el peor de los casos, después de que las etiquetas ya se hayan colocado, enviado o escaneado.
Los procesos manuales tampoco escalan bien. Cuando se introduce un nuevo producto o cambia una etiqueta existente, a menudo se acaban creando o editando archivos de etiquetas uno por uno. Eso lleva tiempo y hace que sea más difícil mantener la coherencia.
En lugar de gestionar archivos de etiquetas individuales, es mejor gestionar sus datos. Cuando Excel está conectado directamente a su software de etiquetas, un cambio en una hoja de cálculo actualiza automáticamente lo que se imprime en la etiqueta. Los nuevos productos, las cantidades actualizadas o la información revisada se gestionan a nivel de datos, no reconstruyendo etiquetas.
Las conexiones a la base de datos son una característica del software de diseño de etiquetas TEKLYNX, que permiten a las plantillas de etiquetas extraer datos variables de una base de datos existente. Las hojas de cálculo de Excel pueden considerarse una base de datos sencilla y, a medida que las empresas crecen y se vuelven más complejas, podrían pasar a una base de datos más robusta como Microsoft Access. Esta característica le permite ingresar o seleccionar un elemento clave de datos (como el número de parte o de pedido), y todos los demás datos se llenan automáticamente en la etiqueta. En lugar de mantener cientos de archivos de etiquetas separados, puede crear varias plantillas de etiquetas que usen conexiones a bases de datos, para así imprimir datos variables.
He aquí un ejemplo del uso de conexiones a bases de datos para imprimir datos variables en etiquetas de información nutricional.
Así es como debe preparar su hoja de cálculo para que la conexión funcione sin problemas:
Empiece abriendo su aplicación de diseño de etiquetas de TEKLYNX (como LABELVIEW o CODESOFT). Aquí es donde diseñará o abrirá sus plantillas de etiquetas.
Ahora esa fuente de datos está vinculada a su entorno de etiquetas. Básicamente, le ha dicho al software: "Aquí es donde están mis datos."
Cada etiqueta tiene campos (número de parte, descripciones, códigos de barras, etc.). Cuando se abra la consulta, elija las columnas de su hoja de cálculo que correspondan a esos campos de la etiqueta.
Una vez seleccionadas, esas columnas pasan a ser variables disponibles para su uso en la plantilla de etiqueta.
En su plantilla de etiqueta, reemplace el antiguo texto estático con variables de la conexión de Excel. Arrastre y suelte los campos en la etiqueta y seleccione si deben mostrarse en formato de texto, código de barras o imagen.
Aquí es donde su plantilla se vuelve dinámica. Esto significa que el contenido de la etiqueta se actualiza automáticamente según los datos de su hoja de cálculo, con lo que una única plantilla sirve para miles de productos distintos sin necesidad de edición manual.
La mayoría de softwares de TEKLYNX dan la opción de previsualizar cómo se verá cada etiqueta antes de imprimir. Navegue por varios registros para verificar que la información se está cargando correctamente.
Ahora puede imprimir directamente desde la plantilla de etiqueta conectada. Filtre sus datos de Excel para imprimir filas específicas (como los pedidos de hoy) o imprima todo el conjunto de datos.
¡Listo! Acaba de pasar de la entrada manual a la impresión automatizada con Excel como su punto único de información veraz.
¿Prefiere ver estos pasos en formato de vídeo? Eche un vistazo a nuestros vídeos paso a paso:
El uso de plantillas de etiquetas inteligentes y datos variables significa que no necesita una plantilla separada para cada SKU — una sola plantilla se adapta dinámicamente a sus datos. Eso es escalable y más fácil de gestionar.
Si su hoja de cálculo está en línea (Google Sheets, Excel Online) o si desea que su equipo tenga acceso a la impresión, la impresión vinculada a la nube o basada en navegador web hace que Excel sea aún más flexible. Vea este vídeo para aprender cómo conectar sus datos a Excel Online:
Conectar sus etiquetas a Excel es un buen primer paso, pero las herramientas de automatización como SENTINEL van más allá. SENTINEL supervisa continuamente sus fuentes de datos, como archivos de Excel, bases de datos o sistemas ERP, y activa automáticamente la impresión de etiquetas cuando se cumplen condiciones específicas.
A medida que el negocio de entrega de comidas de The Real Good Life creció, su proceso de etiquetado manual se volvió lento y propenso a errores. Al implementar LABELVIEW, el equipo pudo imprimir etiquetas precisas de alimentos y de entrega directamente desde Excel en segundos, eliminando las etiquetas escritas a mano. El proceso optimizado ahora permite incorporar nuevos productos mediante la mera actualización de la hoja de cálculo. Lea el caso práctico completo.
¿Está buscando eliminar los pasos manuales en su entorno de etiquetado? Descargue una versión de prueba gratuita de 30 días del software de etiquetas de código de barras LABELVIEW. Si tiene alguna pregunta o se encuentra con algún problema, nuestro equipo de atención al cliente de TEKLYNX está a su disposición por teléfono.
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Travis Wayne is the Product Manager at TEKLYNX. Travis applies his 20+ years of IT and health sciences experience to empower businesses to streamline operations and barcode better by applying software and technology. He works to continually improve TEKLYNX strategic planning, product and project management principles, and cross-functional communications. When not working, he enjoys many outdoor activities with his wife and two children.
As the world is becoming increasingly digital, cloud technology is becoming more prevalent in our daily lives and in our companies. People stream their favorite shows through the cloud, facilitate business meetings through the cloud, and share important company files and documents in the cloud. So why not store your barcode data and labels in the cloud, too?
Imagine un mundo donde los datos de sus etiquetas siempre son 100% correctos, reduciendo el desperdicio y facilitando la vida de los usuarios. Para muchas empresas - especialmente aquellas en las industrias de manufactura, alimentos y bebidas, etc. - que necesitan un etiquetado preciso, esto puede parecer imposible. Pero la respuesta es simple: tener una única fuente de verdad (SSOT) para los datos de etiquetas.
SABER MÁS
Conforme el mundo avanza hacia una transformación digital, la automatización es una herramienta crucial para un negocio que próspero. Al automatizar procesos, las empresas pueden hacer que sus flujos de trabajo sean más rápidos y eficientes, lo que les permite hacer más con menos. Este blog explicará cómo automatizar la impresión de sus etiquetas y cómo TEKLYNX puede ayudar a proporcionar soluciones.
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