Lo que necesitas saber sobre la gestión de etiquetas vs. la impresión de etiquetas

Lo que necesitas saber sobre la gestión de etiquetas vs. la impresión de etiquetas

BY: CASEY SCIANO / DATE: 06/13/2024 / TOPICS: ENTERPRISE LABEL MANAGEMENT, PRINT AUTOMATION, LABEL TRACEABILITY, REGULATORY COMPLIANCE

Imagine que colecciona tarjetas de béisbol. Tal vez comenzó a coleccionarlas cuando era joven y guardó su colección en una caja de zapatos debajo de su cama. A medida que crecía y su colección crecía con usted, se dio cuenta de que necesitaba mantener organizar mejor su colección. Comenzó a usar álbumes fotográficos y a organizar las tarjetas por criterios específicos.

Entonces, un día, encuentra el gran tesoro en una venta de garaje: ¡montones de tarjetas de béisbol en perfecto estado! Ahora su colección necesita un verdadero sistema para mantenerse organizada. Invierte en archivadores, implementa un sistema de catalogación y digitaliza sus registros. Ha pasado de un simple proceso de guardar tarjetas de béisbol en una caja de zapatos a un sistema completo que mantiene su colección en orden. El mismo concepto se aplica a su entorno de etiquetado: ¡el crecimiento requiere sistemas!

Hablemos de la gestión de etiquetas

Cualquier compañía con productos físicos o activos necesita imprimir etiquetas. Cuando se enfrentan al objetivo de "necesito imprimir etiquetas", la mayoría de los gerentes de TI comienzan configurando una estación de impresión. Una estación de impresión de etiquetas básica incluye una computadora, software de impresión de etiquetas y una impresora de etiquetas. A medida que la empresa crece, pueden agregar cada vez más estaciones de impresión de etiquetas: más computadoras, más licencias de software y más impresoras.

Pero sucede algo diferente cuando las empresas crecen: introducen nuevas variedades de sus productos y líneas de productos completamente nuevas. Ahora necesitan imprimir etiquetas diferentes para estos nuevos productos, por lo que crean más y más archivos de etiquetas.

Las empresas en crecimiento pueden agregar nuevas ubicaciones. Ahora necesitan imprimir etiquetas en diferentes ubicaciones físicas, ¡a veces alrededor del mundo

Las compañías deben hacer la transición de una mentalidad de "impresión de etiquetas" hacia una mentalidad de "gestión de etiquetas" conforme crecen. Permanecer en una mentalidad de "impresión de etiquetas" inevitablemente conduce a sistemas ineficientes propensos a errores. Lea este blog para conocer todo sobre la diferencia entre la impresión de etiquetas y la gestión de etiquetas, y cómo puede hacer el cambio en su empresa.

La diferencia entre impresión de etiquetas y gestión de etiquetas.

Tanto la impresión de etiquetas como la gestión de etiquetas tienen como objetivo final obtener etiquetas precisas impresas. La diferencia es que la impresión de etiquetas se centra únicamente en el resultado final, sin tener en cuenta los pasos que vienen antes. La gestión de etiquetas toma un punto de vista más holístico del proceso integral de etiquetado y los sistemas relacionados.

¿Qué queremos decir con impresión de etiquetas?

Cuando uno se concentra únicamente en el objetivo final de imprimir una etiqueta, termina con un proceso de impresión de etiquetas como este:

• Los usuarios interactúan con archivos de etiquetas: Los usuarios finales con diferentes niveles de capacitación son responsables de buscar, abrir, editar e imprimir etiquetas.
• Los usuarios interactúan con el software de etiquetas: Los usuarios finales tienen una amplia gama de funciones disponibles y podrían realizar cambios no intencionados en los archivos de etiquetas.
• Los datos son ingresados manualmente: Los usuarios finales ingresan datos en tiempo de impresión directamente en la etiqueta o a través de un formulario de impresión.
• Los trabajos de impresión son activados manualmente: Los usuarios finales hacen clic en "Imprimir" dentro del software de etiquetas para cada trabajo de impresión.
• Algo de automatización: Puede haber elementos de automatización, como formularios de impresión o conexiones a bases de datos, pero el proceso aún necesita que un usuario final actúe.

¿A qué nos referimos con gestión de etiquetado?

La gestión de etiquetas introduce un control por encima del nivel del usuario final:

• Los roles están separados: Solo ciertos empleados diseñan etiquetas, y solo ciertos empleados aprueban etiquetas. Los usuarios de impresión solo pueden imprimir etiquetas aprobadas previamente.
• Las plantillas de etiquetas inteligentes se usan en: Las etiquetas de tamaños y diseños similares se consolidan en una sola plantilla de etiqueta con datos variables.
• La impresión es automatizada: Los trabajos de impresión de etiquetas se activan automáticamente por las acciones en un sistema empresarial, por ejemplo, una orden de trabajo enviada a producción.
• Todo se rastrea: Las revisiones de etiquetas, los trabajos de impresión y los datos. son todos rastreados en un sistema de auditoría de etiquetas.
• El software es administrado centralizadamente: El acceso al software de etiquetado se gestiona desde un servidor central (en la nube o en las instalaciones), reduciendo la necesidad de instalaciones locales.

Mentalidad de riesgo de una "impresión de etiqueta"

Muchas empresas comienzan con una mentalidad de "impresión de etiquetas", y esto satisface sus necesidades al principio. Las empresas con una sola ubicación, con unos pocos productos y sin requisitos regulatorios pueden arreglárselas con una impresión de etiquetas sencilla por un tiempo.

A medida que una empresa crece, añade ubicaciones, amplía su oferta de productos y entra en nuevos mercados, la mentalidad de "impresión de etiquetas" puede volverse problemática.

• Difícil de administrar: Las empresas pueden terminar gestionando muchas licencias de software de etiquetado para un solo usuario. Las licencias separadas pueden estar en diferentes versiones y probablemente tener fechas de renovación variadas. El departamento de TI pasa mucho tiempo administrando las instalaciones de software local.
• Errores: Con la entrada de datos manual, los errores de etiquetado no son una cuestión de "si" sino de "cuándo".
  • El desperdicio por errores de etiquetado incluye etiquetas físicas, empaques de productos, tiempo perdido en reimpresiones y uso innecesario de huella de carbono para el transporte de devolución.
  • Las infracciones al cumplimiento normativo pueden resultar en multas considerables e incluso cierres.
  • Los retiros a menudo son ocasionados por un etiquetado incorrecto, lo cual puede incluir errores tipográficos, alérgenos o materiales peligrosos no declarados, o datos mal formateados.
• Tiempo desperdiciado: Ingresar datos manualmente en las etiquetas al momento de imprimir distrae a los trabajadores de producción de sus principales responsabilidades. Corregir errores de etiquetado a menudo requiere tiempo inesperado de múltiples departamentos, lo que ocasiona retrasos en la producción.

Beneficios de un sistema de gestión de etiquetas

Un sistema de gestión de etiquetas resuelve los problemas con una mentalidad sencilla de "impresión de etiquetas" y ofrece aún más beneficios.

• Administrado centralizadamente: Todos los aspectos del sistema de gestión de etiquetas son administrados desde un servidor central por administradores con permisos elevados. Los administradores controlan los parámetros, configuran los flujos de trabajo y asignan roles a los usuarios finales.
• Elimina errores manuales: Los datos variables se extraen del sistema empresarial. Los puntos de contacto manuales se eliminan, por lo que los errores también.
• Eficiente: Los trabajos de impresión se activan automáticamente por acciones en el sistema empresarial. La eliminación de errores de etiquetado ahorra recursos en toda la empresa.

La verdad sobre la transición de la impresión de etiquetas a la gestión de etiquetas

La mayoría de las empresas toman decisiones basadas en el impacto en sus resultados financieros. ¿Cuánto cuesta esto? ¿Cuánto ahorrará esto? Profundizemos en estas dos preguntas:

Costo: Las soluciones de gestión de etiquetas incluyen características a nivel empresarial que respaldan el control y la automatización en toda la empresa. Estas características tienen, naturalmente, un costo más alto que las licencias de software de impresión de etiquetas individuales, generalmente. Si está administrando muchas licencias de software de etiquetas individuales, podría sorprenderse de lo accesible que es una solución de gestión de etiquetas. Chatear con un representante sobre la diferencia de costo.

Aunque las soluciones de software de gestión de etiquetas tienen un precio más alto, se amortizan rápidamente ya que eliminan los errores de etiquetado.

Ahorros: Considere el tiempo que le toma a un usuario final encontrar, abrir, editar e imprimir una etiqueta actualmente. ¿Cuántas veces ocurre esto en un día de trabajo promedio? ¿Cuánto se les paga a estos trabajadores por realizar estos pasos manuales y repetitivos? Con algunos cálculos matemáticos simples, puede calcular el costo real de su proceso de impresión de etiquetas manual. Si la impresión manual lleva 5 minutos, 12 veces al día, a $15 por hora, ¡está gastando más de $300 USD al mes en procesos de etiquetado manual! Una solución de gestión de etiquetas reemplaza las tareas manuales con automatización y permite que sus empleados trabajen en otras actividades de valor agregado.

Ahora, considere el costo de un error de etiquetado. ¿Cuánto tiempo tomará identificar y corregir el error? ¿Quién está involucrado? ¿Cuánto se les paga a estos trabajadores? ¿Tendrá que pagar tiempo extra? Considere el costo de productos devueltos debido a un etiquetado equivocado, incluyendo costos de manejo, costos de eliminación y costos de transporte. Considere el costo de las multas por infracciones al cumplimiento normativo; las multas de OSHA por no cumplir las Normas de Comunicación de Riesgos varían de $12,600 a $127,000 por cada infracción. Considere el costo del retiro de un producto; en promedio, un retiro de un producto alimenticio cuesta $10 milliones de USD. Si ha lidiado con alguna de estas situaciones anteriormente, sabe que son costosas y estresantes.

Caso práctico: Nemak, un líder en la industria automotriz, antes usaba la mentalidad de "impresión de etiquetas". Su entorno anterior de etiquetado permitía a todos los usuarios acceder a las plantillas de etiquetas con una seguridad mínima y una falta de validación entre roles. Después de cambiar a una solución de gestión de etiquetas de TEKLYNX, Nemak pudo aumentar la precisión del etiquetado al 98 % al implementar un proceso de aprobación de etiquetas seguro y automatizar la impresión de etiquetas directamente desde su sistema empresarial, SAP.

"Cuanto más puedas automatizar, mejores resultados lograrás", afirmó Freedom Ryan, Coordinador de EDI para Nemak USA. Lea el caso de éxito completo de Nemak.

Eligiendo al mejor socio para la gestión de etiquetas

El mejor socio de gestión de etiquetas se adapta a la situación actual de su empresa:

• Deberían ofrecer varias opciones de licencia para ajustarse a tu presupuesto: comprar una licencia perpetua con un costo inicial más alto y un costo de soporte a largo plazo más bajo, o comprar una licencia de suscripción para distribuir el costo total a lo largo del tiempo.
• El proveedor ideal no debería obligarle a un modelo de alojamiento específico, es decir, forzarle a usar una aplicación basada en la nube. En TEKLYNX, todas nuestras soluciones de gestión de etiquetas están preparadas para la nube, pero pueden instalarse con la misma facilidad en las instalaciones.
• Busque opciones universales de integración de gestión de etiquetas de escaso código. Cuando un proveedor le ata a una integración desarrollada a la medida, seguirá pagando por el mantenimiento y las actualizaciones. La integración universal de escaso código funciona con cualquier sistema y no se ve afectada por las actualizaciones.

No olvide verificar cómo un posible socio de gestión de etiquetas trata a sus clientes. Busque testimonios de clientes, reseñas positivas de usuarios, casos prácticos, y premios de la industria.

¿Está listo para aprender más sobre una solución de gestión de etiquetas para su empresa? Platiquemos.

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